La conservazione digitale nelle amministrazioni pubbliche italiane, nonostante un quadro normativo maturo, resta frammentata e poco sostenibile. Il problema principale è il rapporto disfunzionale tra gestione documentale e custodia digitale, che genera duplicazioni, aumenti di oneri e inefficienze operative.

Stato della conservazione digitale in Italia

Studi, come quello del 2017 dell’Università della Calabria e del CNR, evidenziavano una forte sottovalutazione della conservazione digitale rispetto ad altre aree della digital transformation.

L’Agenzia per l’Italia Digitale sta monitorando l’attuazione delle linee guida 2024–2026, confermando la persistenza di criticità nonostante una normativa avanzata e un’esperienza ventennale di settore.

“Macchia di leopardo” e frammentazione

La conservazione riguarda prevalentemente registri di protocollo e flussi documentali principali, mentre i documenti gestiti da sistemi esterni o applicativi verticali vengono spesso ignorati.

Questo approccio porta a una conservazione parziale e non sistematica, penalizzando il patrimonio documentale complessivo.

Distinzione tra preservation e conservazione

A livello internazionale, la preservation è il processo anticipato e continuo per garantire l’autenticità e l’uso dei documenti digitali durante il loro ciclo di vita operativo.

La conservazione, invece, riguarda i documenti che hanno esaurito la loro funzione operativa e necessitano di custodia a lungo termine, spesso per scopi storici o di ricerca.

In Italia la distinzione è sfumata. Preservation e conservazione sono spesso confuse, e le funzioni di preservation sono esternalizzate a sistemi separati, anziché integrate nel contesto gestionale.

Criticità operative

I documenti attivi vengono duplicati: esemplari originali rimangono nel sistema di gestione, mentre “secondi esemplari” sono trasferiti ai sistemi di conservazione.

Questa duplicazione genera oneri aggiuntivi per aggiornamenti, versionamento e scarti documentali, complicando la gestione e aumentando la complessità operativa.

Spesso il valore aggiunto dei sistemi di conservazione rispetto agli originali non è chiaro: i sistemi di gestione documentale già garantiscono affidabilità, integrità e autenticità, rendendo la duplicazione discutibile.

Conseguenze

La conservazione digitale si concentra su pochi flussi documentali, diventando una delle dimensioni meno considerate della trasformazione digitale.

Le organizzazioni pubbliche italiane mostrano fragilità funzionali e paradossi operativi, con un modello di conservazione sostenibile solo in minima parte, penalizzando la gestione integrata dei documenti digitali.