Dal 1° gennaio 2025, la deducibilità e la non imponibilità dei rimborsi spese di trasferta all’estero richiedono pagamenti tracciabili. Tuttavia, il Decreto Legge 84/2025 ha escluso dall’obbligo le spese sostenute direttamente all’estero.

In concreto:

• i pagamenti effettuati dall’Italia a favore di taxi, alberghi o servizi all’estero devono essere tracciabili;
• i pagamenti effettuati direttamente all’estero dal dipendente non richiedono tracciabilità ai fini fiscali.

Il datore di lavoro che non abbia tracciato i rimborsi è tenuto a farsi carico delle relative conseguenze fiscali e contributive, con nuovi obblighi di rendicontazione nei flussi Emens. Dal 18 giugno 2025, inoltre, l’obbligo di tracciabilità si applica anche a imprenditori individuali, soci e amministratori. Le aziende devono quindi adeguare i sistemi contabili per distinguere correttamente le spese.

In concreto:

• i pagamenti effettuati dall’Italia a favore di taxi, alberghi o altri servizi situati all’estero devono essere eseguiti con strumenti tracciabili (come bonifici, carte o altri sistemi elettronici);
• i pagamenti sostenuti direttamente all’estero dal dipendente durante la trasferta non richiedono invece l’utilizzo di strumenti tracciabili ai fini fiscali.

Questa distinzione comporta una maggiore attenzione nella gestione amministrativa delle trasferte. Le imprese devono infatti essere in grado di distinguere tra le spese pagate direttamente dall’azienda dall’Italia e quelle sostenute dal lavoratore nel Paese estero, poiché solo nel primo caso l’utilizzo di strumenti tracciabili rappresenta una condizione per mantenere il trattamento fiscale agevolato.