Arrivano importanti chiarimenti in tema di rimborsi spese di trasferta, pedaggi e parcheggi. Le indicazioni, fornite da Assonime con la circolare n. 26 del 3 dicembre 2025, precisano i confini dell’obbligo di tracciabilità dei pagamenti ai fini dell’esenzione fiscale dei rimborsi riconosciuti ai lavoratori.

Pedaggi autostradali, parcheggi e alcune spese di viaggio restano esenti anche se pagati in contanti, mentre l’obbligo di tracciabilità riguarda solo categorie ben definite di spese.

La regola generale sulla tracciabilità

La Legge di Bilancio 2025 ha stabilito che i rimborsi per:

• vitto
• alloggio
• viaggio
• trasporto tramite taxi e noleggio con conducente

non concorrono a formare il reddito del lavoratore solo se i pagamenti sono effettuati con strumenti tracciabili.

Successivamente, il Decreto Legge n. 84/2025 ha chiarito che tale obbligo di tracciabilità vale esclusivamente per le spese sostenute nel territorio dello Stato italiano. La tracciabilità diventa quindi condizione necessaria sia per l’esenzione dal reddito di lavoro dipendente sia per la deducibilità ai fini del reddito d’impresa.

Le spese escluse dall’obbligo di tracciabilità

Secondo l’interpretazione di Assonime, non sono soggette all’obbligo di tracciabilità:

• le spese di viaggio e trasporto diverse da taxi e Ncc
• l’acquisto di servizi di trasporto con mezzi pubblici di linea come treni, aerei, autobus e traghetti
• i pedaggi autostradali e urbani
• le spese per il parcheggio

Queste voci restano documentabili e rimborsabili anche se sostenute in contanti. Per i costi di parcheggio, viene auspicato un orientamento dell’Amministrazione finanziaria volto a ricondurli tra le spese di viaggio, così da non intaccare il plafond delle spese non documentabili.

Spese di trasferta nel Comune della sede di lavoro

Novità rilevanti riguardano anche le trasferte effettuate nel Comune della sede di lavoro. Il Decreto Legislativo n. 192/2024 ha ampliato il perimetro delle voci esenti, prevedendo che siano non imponibili i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate.

Secondo Assonime, questa formulazione consente di considerare esenti:

• i pedaggi urbani
• i rimborsi chilometrici

riferibili a trasferte effettuate all’interno del Comune della sede di lavoro.

Decorrenza delle nuove regole

L’obbligo di tracciabilità si applica ai rimborsi effettuati nel 2025, a condizione che non si riferiscano a spese sostenute nel 2024. Questo consente di distinguere chiaramente la disciplina applicabile in base all’anno di sostenimento del costo.

Quali sono i mezzi di pagamento tracciabili

Ai fini della tracciabilità sono considerati validi:

• carte di debito
• carte di credito
• carte prepagate
• assegni bancari e circolari
• applicazioni di pagamento tramite smartphone collegate a istituti di moneta elettronica

Non è necessario l’utilizzo esclusivo di carte fisiche, purché il sistema consenta la piena rintracciabilità della transazione.

La prova della tracciabilità

Assonime auspica che sia ritenuta sufficiente l’annotazione in fattura, ricevuta fiscale o documento commerciale dell’avvenuto pagamento con mezzi tracciabili. Questa soluzione eviterebbe l’obbligo di conservare estratti conto, ricevute POS o bollettini postali, nel rispetto della privacy del lavoratore.

Viene inoltre richiesto un chiarimento ufficiale per escludere dall’obbligo di tracciabilità anche l’imposta di soggiorno, che in molti casi viene ancora richiesta in contanti dai gestori delle strutture ricettive.

Un quadro più chiaro per aziende e lavoratori

Le indicazioni di Assonime contribuiscono a chiarire in modo significativo l’ambito applicativo dell’obbligo di tracciabilità, distinguendo tra le spese che devono necessariamente essere pagate con strumenti elettronici e quelle che possono essere rimborsate anche se sostenute in contanti.

Per le imprese, questo significa una gestione più semplice dei rimborsi spese di trasferta, mentre per i lavoratori viene garantita maggiore certezza sul trattamento fiscale delle somme percepite.