Con l’avvicinarsi del 2026 diventano pienamente operative le novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 in materia di spese di trasferta e rimborsi ai dipendenti. L’Agenzia delle Entrate, con la Circolare 15/E/2025, ha chiarito in modo puntuale quando tali spese sono deducibili per le imprese e non imponibili per i lavoratori, nonché i casi in cui è richiesto l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili.
Le nuove regole incidono direttamente sulla gestione amministrativa delle trasferte aziendali e sui rimborsi riconosciuti ai dipendenti.
Deducibilità delle spese di trasferta per le imprese
La normativa fiscale prevede che le spese di vitto e alloggio sostenute per trasferte effettuate fuori dal territorio comunale siano deducibili entro limiti giornalieri ben definiti:
- fino a 180,76 euro al giorno per le trasferte in Italia
- fino a 258,23 euro al giorno per le trasferte all’estero
In caso di utilizzo di veicoli di proprietà o a noleggio, i limiti di deducibilità sono determinati sulla base delle tabelle ACI.
La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto una condizione ulteriore: alcune tipologie di spese sono deducibili solo se sostenute con mezzi di pagamento tracciabili. L’obbligo riguarda in particolare:
- spese di vitto e alloggio
- spese di viaggio mediante taxi e NCC
- spese di viaggio effettuate in Italia e rimborsate ai dipendenti con metodo analitico
I pagamenti si considerano tracciabili se effettuati tramite bonifico bancario o postale, strumenti elettronici di pagamento, assegni, sistemi di pagamento digitali e applicazioni tramite smartphone.
Rimborsi spese e detassazione per i lavoratori dipendenti
Dal punto di vista del lavoratore, le indennità e i rimborsi percepiti per trasferte e missioni fuori dal territorio comunale non concorrono alla formazione del reddito, secondo quanto previsto dall’articolo 51 del TUIR.
Il trattamento fiscale varia in base alla modalità di rimborso adottata:
- rimborso forfetario: l’indennità giornaliera è esente da tassazione fino a 46,48 euro per le trasferte in Italia e 77,47 euro per quelle all’estero
- rimborso analitico: sono detassate le spese effettivamente sostenute e documentate
- sistema misto: prevede un’indennità forfetaria ridotta, in aggiunta al rimborso analitico di vitto e/o alloggio
Nel sistema misto, la franchigia giornaliera è ridotta di un terzo se viene rimborsata una sola tra vitto o alloggio, e di due terzi se vengono rimborsate entrambe o se sono fornite gratuitamente.
Le indennità e i rimborsi relativi a trasferte all’interno del territorio comunale, invece, concorrono alla formazione del reddito, fatta eccezione per le spese di viaggio e trasporto adeguatamente documentate.
Spese escluse dall’obbligo di tracciabilità
Non tutte le spese di trasferta sono soggette all’obbligo di pagamento tracciabile. La circolare chiarisce che ne sono escluse:
- le spese sostenute all’estero
- l’acquisto di biglietti per il trasporto pubblico di linea, diversi da taxi e NCC
- i rimborsi riconosciuti sotto forma di indennità chilometrica
Rientrano inoltre tra le spese deducibili, se documentate, anche:
- pedaggi autostradali
- spese di parcheggio
- imposta di soggiorno
Tali costi sono ammessi sia per trasferte fuori dal comune sia per quelle effettuate all’interno del comune della sede di lavoro.
Obbligo di tracciabilità per i lavoratori autonomi
L’obbligo di tracciabilità si estende anche ai lavoratori autonomi, con una disciplina analoga a quella prevista per le spese di rappresentanza. A partire dal periodo d’imposta successivo al 1° gennaio 2025, le spese sono deducibili solo se sostenute con strumenti di pagamento tracciabili, nel rispetto del principio di inerenza.
A differenza delle imprese, per i lavoratori autonomi l’obbligo di tracciabilità si applica anche alle spese sostenute all’estero, non essendo prevista una deroga normativa in tal senso.
Impatti operativi per imprese e professionisti
Le indicazioni fornite dall’Agenzia delle Entrate richiedono una maggiore attenzione nella gestione delle spese di trasferta e rimborsi ai dipendenti, nella raccolta della documentazione e nella scelta delle modalità di pagamento. Una corretta applicazione delle regole consente di evitare la tassazione dei rimborsi ai dipendenti e di preservare la deducibilità delle spese, riducendo il rischio di contestazioni in sede di controllo.