La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto l’obbligo di utilizzo di mezzi di pagamento tracciabili per determinate spese di trasferta e di rappresentanza, con rilevanti effetti fiscali sia per i dipendenti sia per le imprese. Con la circolare n. 26 del 3 dicembre 2025, Assonime ha fornito indicazioni operative, evidenziando anche alcune criticità applicative della nuova disciplina.
Ambito di applicazione della regola di tracciabilità
L’obbligo di tracciabilità riguarda esclusivamente i rimborsi analitici e si applica solo ad alcune specifiche categorie di spese sostenute in Italia, ovvero:
- vitto
- alloggio
- taxi
- servizi di noleggio con conducente (NCC)
Se tali spese sono pagate con strumenti tracciabili, il rimborso:
- non concorre alla formazione del reddito del dipendente
- è integralmente deducibile per l’impresa
In mancanza di pagamento tracciabile, il rimborso assume natura retributiva per il dipendente ed è indeducibile per l’impresa, con effetti anche ai fini IRAP.
Decorrenza delle nuove regole
Assonime chiarisce che, tenuto conto del diverso principio di tassazione:
- per il reddito di lavoro dipendente, la regola si applica ai rimborsi ricevuti dal 1° gennaio 2025, ma solo per spese sostenute a partire dalla stessa data
- per il reddito d’impresa, la deducibilità è subordinata alla tracciabilità delle spese dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024
Questa interpretazione consente di gestire il disallineamento tra spese sostenute nel 2024 e rimborsi erogati nel 2025.
Spese escluse dall’obbligo di tracciabilità
Non tutte le spese di trasferta sono soggette al vincolo di tracciabilità. Restano escluse:
- i biglietti aerei
- i biglietti ferroviari
- i trasporti con mezzi pubblici di linea
- i traghetti e gli autobus
Tali spese possono essere pagate in contanti senza conseguenze fiscali, sia per il dipendente sia per l’impresa.
Spese di viaggio con taxi e NCC
La tracciabilità è richiesta esclusivamente per le spese di viaggio e trasporto effettuate tramite autoservizi pubblici non di linea, ossia taxi e noleggio con conducente. In caso di pagamento in contanti di tali servizi nel territorio nazionale, il rimborso concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente.
Imposta di soggiorno
La circolare Assonime affronta anche il tema dell’imposta di soggiorno, normalmente pagata in contanti e separatamente rispetto al costo della prestazione alberghiera. Considerata la natura della spesa, Assonime propende per l’esclusione dell’imposta di soggiorno dall’ambito di applicazione della nuova disciplina, consentendone il pagamento in contanti purché adeguatamente documentato.
Spese sostenute all’estero
L’obbligo di tracciabilità riguarda esclusivamente le spese sostenute nel territorio dello Stato. Le spese di trasferta sostenute all’estero possono essere pagate in contanti, senza effetti fiscali negativi.
Questa limitazione deriva dalla modifica normativa intervenuta successivamente alla Legge di Bilancio 2025, che ha circoscritto l’obbligo alle sole spese sostenute in Italia, dove è possibile il controllo delle controparti nazionali.
Soggetti interessati
Le nuove regole non si applicano solo ai lavoratori dipendenti, ma riguardano anche:
- collaboratori coordinati e continuativi
- amministratori
- soggetti titolari di rapporti assimilati ai sensi dell’art. 50 del TUIR
Considerazioni finali
Assonime evidenzia come la nuova disciplina introduca misure restrittive che appaiono sproporzionate rispetto al fenomeno evasivo che il legislatore intende contrastare. La corretta gestione dei rimborsi di trasferta richiede quindi un’attenta distinzione tra le tipologie di spesa e le modalità di pagamento, al fine di evitare effetti fiscali penalizzanti per lavoratori e imprese.