La certificazione Europrivacy rappresenta il primo schema ufficiale europeo riconosciuto ai sensi dell’GDPR (art. 42). È valida in tutta l’UE e nello SEE e consente alle organizzazioni di dimostrare in modo strutturato la conformità dei trattamenti di dati personali.
Non si tratta solo di un adempimento formale: è un vero percorso organizzativo che richiede metodo, documentazione aggiornata e coerenza operativa.
Da dove iniziare
Il primo passo è raccogliere strumenti e materiali utili (schema di certificazione, checklist, linee guida). Le aziende possono procedere in autonomia oppure con il supporto di consulenti qualificati.
È fondamentale partire da una base solida, come:
- registro dei trattamenti aggiornato
- documentazione privacy già conforme
Definire il perimetro (ToE)
Elemento centrale è la definizione del Target of Evaluation (ToE), cioè l’ambito dei trattamenti da certificare.
Può includere:
- singole attività (es. selezione del personale)
- interi processi o servizi (es. gestione HR, app digitali)
La scelta deve essere chiara e condivisa con l’ente certificatore, privilegiando trattamenti più esposti a rischi o verifiche.
Analisi e preparazione
Segue una fase di gap analysis, basata sui criteri Europrivacy, per individuare eventuali non conformità prima dell’audit.
L’analisi riguarda:
- informative privacy
- gestione dei diritti degli interessati
- data breach
- DPIA (art. 35 GDPR)
- contratti con responsabili (art. 28 GDPR)
- misure di sicurezza
Obiettivo: arrivare all’audit con un sistema coerente e realmente applicato.
Audit e certificazione
L’organizzazione sceglie un ente accreditato (autorizzato dall’European Center for Certification and Privacy e, in Italia, da Accredia).
Durante l’audit:
- vengono analizzati documenti;
- svolte interviste interne;
- effettuate verifiche tecniche.
La certificazione viene rilasciata solo in assenza di criticità rilevanti e con un sistema pienamente coerente tra procedure e pratica.
Dopo la certificazione
Europrivacy ha validità triennale, ma richiede:
- audit annuali di sorveglianza;
- aggiornamento continuo in caso di modifiche.
Il vero valore emerge nel tempo: la certificazione diventa uno strumento di accountability e un vantaggio competitivo verso clienti, partner e autorità.